Rappel épisode précédent : Quelle belle aventure que cette présentation du projet de transformation au CODIR. Sylvain, notre Directeur Général a été enchanté. Je crois que c’est la première fois que je produis sur lui ce fameux effet « Waouh » tant recherché

J’ai été agréablement surpris par les propos de Sylvain qui a bien insisté sur la simplification de l’organisation. Cette demande a surgi comme un véritable « cri du cœur ». Il faut dire que depuis quelque temps notre organisation se complexifie en ajoutant en permanence des strates organisationnelles. On est vraiment dans une logique du « toujours plus » et non pas du « toujours mieux ». Et le pire dans tout cela est que cette complexification n’apporte pas de réelle valeur ajoutée. On fait plus de reporting, plus de contrôles, plus d’administratif, plus de réunions, …. Mais la qualité de notre prestation ne s’améliore pas.

Les opérationnels souffrent de ce « poids » des exigences des fonctions supports. Chaque fonction support y va de sa bonne intention, « mais si c’est important de faire ceci, de faire cela, … ». Chaque fonction support raisonne de manière cloisonnée sans connaître les exigences des autres fonctions. Le problème de tout cela est que le « réceptacle » se situe toujours au même endroit : les opérationnels (ceux qui produisent).

Dans un tel contexte, la simplification s’avère donc être un enjeu majeur du projet de transformation. Il faut maintenant que je décline ma « promesse » en une réalité opérationnelle. Il faut que j’arrive à produire du concret.

Je décide de participer à une conférence sur le thème « C’est compliqué de faire simple ! » afin d’enrichir mes connaissances en la matière.

Le conférencier présente 7 principes de la simplification.

Principe N°1 : Se méfier de l’intellectualisation à outrance ….
Il faut être vigilant sur le danger qui guette chacun d’entre nous sur l’intellectualisation à outrance. Cette approche consiste à définir des choses qui sont intellectuellement intéressantes mais difficiles à mettre en œuvre. Autrement dit, sur le papier c’est parfait mais sur le terrain c’est inopérant.

Principe N°2 : Ce qui est simple perdure, ce qui est compliqué disparaît naturellement …
En complexifiant les choses, on pense produire de la valeur alors que c’est exactement l’effet inverse. On vient créditer l’organisation de choses inutiles qui ont de fortes chances d’être éphémères. En effet, ce qui est simple perdure, ce qui est compliqué disparaît naturellement.

Principe N° 3 : Le simple résulte d’une démarche itérative ….
Aussi étrange que cela puisse paraître, la simplicité est souvent la résultante d’une démarche itérative. On fait rarement simple du premier coup. Comme le précisait Léonard de Vinci « la simplicité est la sophistication suprême ».

Principe N° 4 : En mode collaboratif, « faire simple » nécessite de savoir dire « non »
Travailler ensemble ne doit pas être l’ennemi du simple. En effet, solliciter différentes personnes génère bien souvent de nombreuses idées. Cette approche est certes importante mais elle ne doit pas se concrétiser par la complexification en voulant satisfaire tout le monde.

Principe N° 5 :  Faire « simple » c’est se concentrer sur les choses essentielles …
La question fondamentale qu’il convient de se poser est l’intérêt de la chose. Si c’est important ; il faut le faire même si cela prend du temps. Si c’est seulement « intéressant » il convient de s’interroger sur la réelle nécessité d’une telle pratique.

Principe N° 6 : J’applique le principe « du faire bien du premier coup » et c’est peut-être une erreur ….
Moi Manager Qualité je suis dans la logique de « faire bien du premier coup », qui correspond à un paradigme de la Qualité qui m’a été enseigné depuis des années. Alors que Jean, lui, est dans la logique « de la réaction immédiate » qui correspond au paradigme du fonctionnement d’une start-up, « le test and Learn » … Je lance, j’observe, je réagis en fonction du retour d’expérience.

Principe N° 7 : Il faut accompagner la simplification …
La conférence se termine par cette remarque « Le plus difficile dans la simplification est certainement l’accompagnement au changement car le simple est souvent l’ennemi du bien …

Christophe Villalonga, consultant

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